PELAKSANAAN PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN SEKSI PELAYANAN LELANG DI KANTOR PELAYANAN KEKAYAAN NEGARA DAN LELANG PEKANBARU

Abstract

Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat  ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Berdasarkan kegiatan kantor pelayanan kekayaan negara dan Lelang Pekanbaru yang menerangkan bahwa bagian seksi pelayanan lelang yang mempunyai tugas untuk melakukan pelayanan lelang terhadap aset-aset milik Negara jadi sangat penting bagi Seksi
Pelayanan Lelang untuk memiliki kearsipan yang baik dan terarah demi pelaksanaan kegiatan melelang di kantor KPKNL Pekanbaru. Menurut pengamatan dan hasil wawancara penulis penatan arsip pada Seksi Pelayanan Lelang belumlah terlaksana dengan baik, hal ini disebabkan tidak adanya tenaga ahli atau pegawai yang khusus menangani kearsipan. Seperti arsip yang diperlukan sulit ditemukan karena sering kali terjadi kesalahan dalam penyimpanan arsip, pihak pegawai tidak mempunyai latar belakang tentang kearsipan, Jumlah arsip di bagian Seksi Pelayanan Lelang sangat banyak sehingga kurangnya mendapat perhatian dan menyebabkan penyimpanan arsip tersebut tidak tersusun sebagaimana mestinya, Kurangnya lemari di bagian penyimpanan arsip, kondisi ruangan penyimpanan arsip yang tidak memadai. Teori yang penulis gunakan adalah teori Winarsih dan Basuki Eriyanto (2009 : 9-10) yang mencakup tahapantahapan sebagai berikut : tahap penciptaan, tahap pemanfaatan, tahap penyimpanan dan penemuan kembali, tahap pemindahan, tahap pemusnahan. Hasil dari pengamatan penulis maka lingkup sistem pelaksanaan pengelolan arsip pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang pekanbaru terdiri dari: tahap penciptaan, tahap pemanfaatan, tahap penyimpanan dan penemuan kembali, tahap pemindahan, tahap pemusnahan. Hal yang mendukung kelancaran pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian seksi pelayanan lelang di KPKNL Pekanbaru alur surat yang tertib, jenis dan jumlah peralatan di bagian Seksi pelayanan lelang yang sudah memadai, tingkat pendidikan pegawai yang relatif baik. Selanjutnya yang  menadi hambatan yang dirasakan antara lain meliputi : tidak adanya tenaga ahli atau pegawai yang khusus menangani kearsipan, ketidakdisiplinan pegawai dalam memanfaatkan peralatan kantor, kurangnya lemari arsip di tempat penyimpanan ruang kearsipan sehingga masih  ada arsip yang belum tersimpan didalam lemari, kondisi ruangan penyimpanan arsip yang tidak memadai,sehingga ada lemari arsip yang terletak di basemant.